Hjelpeside for arrangører

For å bli arrangør hos Hoopla registrerer du deg på registreringssiden, eller følger lenken på toppen av siden med "Lag arrangement". Her kan du opprette ditt første arrangement med det samme som du oppretter konto, eller du kan trykke "Hopp over" for å bare lage en arrangørkonto.

Etter at du har laget deg en arrangørkonto, vil du befinne deg inne på arrangørgrensesnittet. Her har du en sidemeny med oversikt over ulike funksjoner i Hoopla. Trykk på "Arrangementer" i sidemenyen, så finner du "Nytt arrangement" på høyre side av skjermen. Her åpnes en nedtrekksmeny for å velge mellom å starte fra tomt arrangement eller å bruke en mal.

Arrangementsmaler er en funksjon i Hoopla som hjelper deg med å håndtere mange lignende arrangementer. Her kan du lage en mal med alt som er felles for dine arrangementer, så kan du velge "Opprett fra mal" neste gang du skal opprette, så slipper du jobben med å legge inn alt på nytt.

Når et arrangement er opprettet, må du også opprette billetter. Dersom du har opprettet et arrangement, skal du nå kunne trykke deg inn på arrangementet ditt, og finne fanen "Billetter". Her oppretter, endrer og sletter du billetter som du gjør tilgjengelig for kjøp.

For å opprette en billett trykker du på "Ny billett" eller "Legg til billettkategori". Legg til et navn på billetten, sett prisen du ønsker å ha i inntekt per billett (vi legger på et lite gebyr, dette fremkommer i prisdetaljene under opprettelse) og velg en momssats. Trykk "Lagre", så har du din første billett klar til salg.

Dersom alle krav til informasjon om deg som arrangør er fylt ut (godkjent vilkår, lagt til info om eier og bedrift eller person som mottar utbetaling), så er det nå mulig for kunder å kjøpe billetter.

Dersom du ikke ønsker å åpne opp for at hvem som helst skal finne arrangementet ditt, kan du nå dele lenken til salgssiden din med dine kunder. Hvis du derimot vil gjøre arrangementet søkbart på hoopla.no, Google og tilsvarende, kan du velge å publisere arrangementet.

Tilvalg er et produkt som en billettkjøper kan velge å kjøpe sammen med billetten sin. Det er også mulig å sette opp tilvalg slik at det alltid følger med billetten, for å ha differensiert moms på kjøpet til brukeren.

Oppsettet av tilvalg ligner veldig på billett, med krav om navn, pris og MVA. Tilvalget må også kobles til minst 1 synlig billett, for at det skal være mulig å kjøpe. Det er også mulig å koble det til alle billetter, slik at det er tilgjengelig for alle.

Dersom du velger at en kunde må kjøpe et minimumsantall og et maksimumsantall av et tilvalg, der antallet er det samme (f.eks. min 1, maks 1), så blir dette omgjort til et "Påkrevd tilvalg", som regnes inn i billettprisen oppgitt på siden din, og listes opp som "Inkludert i billetten" slik at dette synliggjøres for kunden.

Det er mange ulike innstillinger og valg man kan gjøre på billettene sine, og noen av dem vil forhindre at de er tilgjengelig for salg. Dersom du ikke har tatt et bevisst valg om å hindre salg, vil vi anbefale at du dobbeltsjekker følgende:

• Sjekk at billetten er satt "Tilgjengelig for salg". Dette feltet ligger rett under navn og beskrivelse på billetten din når du endrer inne på arrangørkonto.
• Sjekk at det ikke kreves en promokode for å kjøpe billetten. Feltet "Bruk promokode" angir at billetten bare kan kjøpes dersom kunden oppgir den riktige promokoden. Dette kan brukes for å gi rabatterte billetter via nyhetsbrev eller til partnere, men kan også gjøre at du ikke ser billettene dine på salgssiden.
• Sjekk innstillinger for "Sett start-/sluttdato for denne billettkategorien". Dette feltet angir hvilken periode billetten er tilgjengelig på salgssiden. Hvis du har et billettslipp som skal gjøres på et spesifikt tidspunkt, eller du vil fjerne Early Bird-billettene etter en angitt periode er dette innstillingene for deg.

Merk: Er "Tilgjengelig for salg" slått av, vises billetten aldri, uansett promokode eller salgsperiode. Bruker du promokode eller salgsperiode, skal "Tilgjengelig for salg" være slått på.

Som standard innhenter vi navn, e-post og telefonnummer på kunder i Hoopla. Dersom du ønsker mer informasjon om kjøper eller deltager, kan dette innhentes ved hjelp av "Skjemasvar". Du setter opp skjema med informasjonen du vil hente inn ved å klikke deg inn på "Skjemabygger" i sidemenyen, og velge "Nytt skjema".

Etter du har lagt til informasjonsfeltene du vil innhente, må dette kobles opp mot arrangement eller billettkategori. Dette gjør du ved å gå inn på arrangementet ditt, og til fanen "Skjemaer".

Bestillingsskjemaer fylles ut 1 gang per bestilling, uavhengig av antallet billetter. Dette er da informasjon som knyttes til kjøper av billetten(e).

Billettskjemaer fylles ut 1 gang per billett av den angitte kategorien. En kunde som kjøper 3 billetter, vil da fylle ut skjemaet 3 ganger. Denne informasjonen knyttes da til deltager på den angitte billetten.

Det er flere måter for kundene å finne dine arrangementer på, og hvordan du vil hente dem inn er helt opp til deg.

Et upublisert arrangement er bare tilgjengelig for kunder som har en lenke direkte til arrangementet. Hoopla gir ikke ut denne lenken til noen. Du kan selv benytte den, dersom du ønsker å holde arrangementet hemmelig for de som ikke har lenke.

Et publisert arrangement vil være synlig på hoopla.no, Google, andre søkemotorer, og inne på arrangementsoversikten din. Hvis du valgte identifikator "eksempel" da du registrerte deg, er arrangementsoversikten din på eksempel.hoopla.no

Når du gjennomfører det første arrangementet ditt i Hoopla, beholder du hele billettgebyret som kjøperne betaler.

Deretter vil det samme gebyret tilfalle Hoopla som betaling for tjenesten. Du finner prisliste her.

Dersom du har gratisbilletter, tar vi ingen gebyrer på disse.

Vi utbetaler som standard den første onsdagen i måneden etter arrangementet ditt er avholdt. Avholder du arrangement 20. oktober, blir omsetning utbetalt første onsdag i november. Utbetaling gjøres til kontonummer oppgitt på arrangørkontoen din, som du finner ved å trykke deg inn på "Arrangør" > "Kontoinformasjon" og se på kortet "Utbetaling".

Dersom du har andre utbetalingsbehov ønsker vi å møte disse, men da må vi gjennom en kort manuell prosess på support. Ta kontakt med support@hoopla.no, så fikser vi!

Riktig sats avhenger av typen arrangement. Konserter og scenekunst er som hovedregel unntatt, mens for eksempel idrett, museer, utelivsarrangementer og konferanser kan ha andre regler.

Gjeldende satser for merverdiavgift finner man til enhver tid på Skatteetatens nettsider.

Dersom du har flere produkter med ulike momssatser på billettene dine, gjør vi regnskapet ditt enkelt, ved hjelp av løsning for salg av tilvalg. Dette gjør at du kan spesifisere pris og MVA på egne produkter som inngår som en del av billetten. Da vil en inngangsbillett uten MVA, sammen med en drikkepakke med MVA oppgis riktig på dokumentasjonen dere får fra oss. Tilvalg har et eget gebyr som beregnes litt annerledes enn billettgebyret for de lavere prisene i systemet. Du finner prisliste her.

Når du har åpnet for salg, og billettene har begynt å fly ut, har du flere måter å følge salget på. Inne på arrangørkontoen møter du som oftest på "Oversikt" som det første når du logger inn. Her får du en kort oppsummering av salget siste uke, måned og år.

Videre kan du gå inn på hvert enkelt arrangement for å se detaljer der, med oversikt over antall solgte, reserverte, ledige og hvor mange som er i en aktiv handlekurv.

For enda bedre oversikt, har vi løsningen "Innsikt". Her kan du velge arrangementer, datoperiode, og få en oversikt over salget ditt fordelt på arrangement, billettgruppe, billettkategori og tilvalg, gruppert opp etter dag, uke eller måned (avhengig av lengden på perioden du velger).

Du kan også dele innsikt i salget ditt med eksterne partnere, som du ikke vil gi tilgang til arrangørkonto. Dette setter du opp i "Ekstern rapportering", som du finner som en egen fane under "Innsikt".

For hvert arrangement får du tilgang til en fullstendig deltagerliste med oversikt over kjøp, deltagere, skjemasvar og refusjoner, i Excel-format. Denne finner du under fanen "Deltagere" inne på arrangementet, eller du kan laste ned et sammenstilt dokument for flere arrangementer via "Arrangementsrapporter" under "Økonomi".

Vi sender en månedsrapport for hver måned dere har salg, som oppsummerer inngående og utgående balanse hos oss, salget i perioden og utbetalinger i perioden. Denne rapporten legges inn på arrangørkonto under "Økonomi" > "Bilag", og sendes til epost-adresser som er lagt til under "Mottakere av bilag" ("Arrangør" > "Kontoinformasjon").

Vi legger også inn en utbetalingsspesifikasjon på kontoen din når du får utbetalt omsetning fra billettsalget ditt. Hele spesifikasjonen inngår på din neste månedsrapport, så denne sender vi ikke som eget bilag. Du finner disse under "Økonomi" > "Bilag".

For informasjon om publisering av arrangement, se "Hvor kan billettkjøpere finne mine arrangementer?" over.

For å dele arrangementet med andre, har du flere valg:

• Du kan klikke deg inn på salgssiden for arrangementet (Øye-ikonet i arrangørgrensesnittet) og kopiere lenken der. Denne lenken kan du dele med andre.
• Du kan få en QR-kode som linker til arrangementet ditt. Dette gjør du ved å klikke deg inn på arrangementet, og trykke på QR-ikonet til høyre for Salgsside-knappen.
• Du kan lage en "Kjøpslenke", som er en kortere, mer delbar lenke til arrangementet ditt. Du finner denne løsningen under "Markedsføring" > "Kjøpslenker". Her kan du velge hvilket arrangement du skal lenke til, og legge til eventuelle markedsføringsparametre som kan hjelpe deg med å spore hvor kjøpere kommer fra (dersom du har lagt inn Meta Pixel eller Google Analytics under fanen "Sporing"). Etter oppsett får du en kort lenke (hpla.no/ABC123) som du enkelt kan dele med andre.

Du velger selv hva som fungerer best for din del når det gjelder innslipp. Vi anbefaler våre arrangører å bruke innslippsappen "Hoopla Innslipp", slik at du kan få full oversikt over hvem som er sluppet inn når, hvilke billetter som er gyldige og ikke, og hvem som ikke kom.

Det er også mulig å gjøre innslipp direkte i arrangørkontoen din, under "Innslipp". Her vil du måtte søke opp deltagere fortløpende, og trykke "Slipp inn", men du får samme data som ved bruk av appen.

Du finner mer informasjon om innslippsappen her.

Det er ikke mulig å gi rabatter og kampanjer med prosenter i Hoopla. Hvis du ønsker å gi en rabattert pris på billetter, løses dette ved bruk av promokode på en billett som har lavere pris enn resten. Du vil i prosessen med oppsett av promokode få presentert en lenke med promokoden satt, som du kan dele med dine kunder som skal ha tilgang på rabatten.

Alle kunder som har promokoden (eller lenke med promokoden satt) vil kunne finne og kjøpe disse billettene.

Du kan legge til og fjerne brukere ved å gå til "Brukere" nederst på sidemenyen på arrangørkonto. Her kan du sette en annen bruker som eier, legge til nye brukere eller slette eksisterende.

Det er tre roller i Hoopla:

• Eier: En administrator som eier kontoen. Kontaktperson for Hoopla support.
• Administrator: En bruker med tilgang til å opprette, endre og slette innhold på kontoen, foruten økonomisk informasjon.
• Dørvakt: En bruker med tilgang til Hoopla Innslipp, for å kunne gjennomføre innslipp på arrangement, uten mulighet til å se alt innhold på arrangørkonto.

Du kan endre på alt, foruten å slette billettkategorier hvor det er solgt minst 1 billett. Vår statistikk og rapportering har informasjon om billettpriser som kundene har betalt, så f.eks. en justering av pris på en billett vil ikke påvirke noe.

Vi anbefaler våre arrangører å meddele viktige endringer på arrangementet, som f.eks. startdato, til deltagere.

Dersom du skal kontakte deltagere på arrangementet, er det i hovedsak deltagerlisten som gjelder. Her kan du laste ned et Excel-ark med kontaktinformasjon til alle deltagere, og kopiere e-post-adresser for å sende ut e-post, eller telefonnummer for SMS.

Vi tilbyr faktura for privatkunder via Klarna, og for arrangører som har behov for det, tilbyr vi også bedriftsfaktura levert av Two. Hvis du ønsker at dine kunder skal kunne betale med bedriftsfaktura, ta kontakt med support, så fikser vi.

Flytting av arrangement i systemet gjøres ved å oppdatere dato på selve arrangementet. Vi har ingen automatisk meddelelse til deltagere om at arrangement er flyttet, dette er arrangørs ansvar å gjøre.

Avlysning av arrangement kan gjøres ved å gå inn på "Verktøy" på arrangementet, og velge "Avlys arrangement". Her blir du bedt om å oppgi en grunn for avlysning (denne meddeles ikke deltagere), og hvorvidt du ønsker å refundere billetter og avgifter. Dersom du huker av på refusjon, fikser support hos oss resten, og pengene kommer tilbake til kundenes opprinnelige betalingsmåte.

Hvis du ønsker å gjøre refusjonen selv, se under.

Hvis du skal refundere et enkeltkjøp kan dette gjøres i deltagerlisten. Du kan finne deltageren som skal ha refundert kjøpet sitt, klikke på linjen i tabellen, og få opp en dialogboks med knappen "Refunder" synlig. Her velger du så hvilke ordrelinjer du ønsker å refundere, og trykker "Refunder valgte rader".

Dersom du ikke har nok utestående på din konto hos oss til å dekke refunderingen, vil du få en feilmelding. Ta kontakt med support, så hjelper vi deg videre med å gjennomføre refunderingen.