Arrangementsansvarlig? Lær hvordan Alta Event ble bedre med Hoopla

Etableringen av Alta Event i 2006 markerte begynnelsen på en reise med unike opplevelser gjennom ekspedisjoner, kulturaktiviteter, og nordlysreiser året rundt. Med over ti års erfaring fra reiselivet, vet Stig at unike opplevelser er nøkkelen til å skape minner som varer livet ut. Alta Event, tilrettelegger nå for alle typer arrangementer for både små og store grupper. Fra små enkeltaktiviteter til store eventer, firmaturer, kurs, konferanser og festivaler. Gjennomgående i alt de leverer er fokuset på høy kvalitet og god sikkerhet.  

Noen av de mest populære attraksjonene i Alta Event sitt program er vinteraktivitetene, inkludert Nordlyscamp og nordlysturer, som kjøres med deres egen flåte av snøscootere gjennom hele vinteren. Vinteraktivitetene gir deltakerne en særegen og uforglemmelig smak av den arktiske vinteren. «Det råeste du kan oppleve på scooter i hele verden», forteller Stig. 

De driver også med utleie av utstyr til arrangementer og har blitt kjent som den største leverandøren av teltutleie i Finnmark, som er spesielt populært om sommeren. Nevnte vi for eksempel at de har en 100-manns lavvo tilgjengelig?

Alta Event har også tatt en aktiv rolle i lokalsamfunnet med etablering og gjennomføring av festivaler som Høstsprellfestivalen, som ble til i 2007. Festivalen er et av de største arrangementene de gjennomfører i løpet av året og setter blant annet fokus på miljøvennlige løsninger, i tillegg til å være en arena for musikk og samhold.  

Stig er opptatt av det miljømessige fotavtrykket som et arrangement kan ha, og har derfor innført bærekraftig praksis i så mange som mulig av festivalens ulike prosesser.    

- Siden vi eier mye av infrastrukturen selv, og festivalområdet er utenfor lageret vårt, så bygger vi rett og slett festivalområdet kun ved hjelp av godt gammeldags fysisk arbeid. På Høstsprellfestivalen benytter vi faktisk ingen kjøretøy.  

Selv om festivalen ligger litt utenfor Alta, tiltrekker den over 3000 besøkende på to dager. Stig er glad for og stolt av at festivalen har funnet en spesiell plass i hjertene til lokalbefolkningen.   

- Det er virkelig noe spesielt med den festivalen. Mange som jobber på festivalen har vært med i over 15 år og vet nøyaktig hva de skal gjøre, så med årene har det blitt enklere å arrangere. Det er heldigvis ikke så mye styr som det var de første årene. Festivalen går bra og de siste årene har alle billettene blitt revet bort i god tid før festivalstart. Kall det gjerne mer en fest enn en festival – en ordentlig fest strippet for glamour og for mange sosiale koder. Det er oppskriften, ler han.

Les også: Så lett er det å selge konsertbilletter: Hvordan Dora 3 ble en suksess!

Alta Event oppdaget en verden av forskjell da de byttet til Hoopla som sitt billettsystem. Stig er tydelig på hva han verdsetter mest.

- Tidligere billettsystemer ble for dyre og komplekse i bruk. Hoopla er på et helt annet nivå når det gjelder både brukervennlighet og pris. Hva mer kan man ønske seg?

Hoopla forenklet prosessen med salg av billetter betydelig, noe som endret opplevelsen for både de ansatte og billettkjøperne.

- Hooplas intuitive oppsett har faktisk gjort billettsalget og administrasjonen til en enkel, morsom og tilfredsstillende del av jobben. Ved å gå over til Hoopla har vi ikke bare optimalisert vår interne drift, men også oppgradert den totale brukeropplevelsen for bilettkjøperne våre, tilføyer Stig.

I starten av sin arrangørkarriere hadde Stig en typisk «gjør-det-selv»-tilnærming, stadig på jakt etter kreative løsninger. Denne DIY-holdningen (Do It Yourself) var nødvendig, men Stig innrømmer at det var mye prøving og feiling involvert. - Det er viktig å vite når man bør investere og ta i bruk profesjonelle løsninger, sier han. Med Hoopla har Stig og Alta Event funnet en partner de kan stole på.

- Fra vårt første møte med Hooplas kundeservice, visste vi at vi hadde funnet et system som ville fungere optimalt for oss. Vi hadde litt kontakt med supporten i starten, bare for å sikre at alt gikk som det skulle – og det gjorde det, forklarer Stig.

Hverdagen som arrangør er ikke nødvendigvis den tryggeste og mest innbringende. I tillegg er det tidvis svært arbeidsbelastende å være arrangør – det kjenner mange arrangører seg igjen i. For Stig er det derfor viktig å hele tiden kalkulere risiko og ta veloverveide valg.

- I vår bransje, særlig som festivalarrangør - hvor salgsvinduet er så kort, kan vi ikke ta noen sjanser. Med Hoopla som billettsystem og Betala som kassesystem har vi aldri møtt på problemer, noe som er helt essensielt for vår suksess.

Som en veteran i bransjen har Stig vært en mentor for mange nye arrangører i regionen. Han understreker viktigheten av å dele innsikt og erfaring med andre arrangørkolleger, og er særlig opptatt av hvor viktig det er å velge pålitelige leverandører som styrker virksomheten.

- Det beste rådet jeg kan gi til andre arrangører, enten de er nye i gamet eller har vært med en stund, er å holde seg til Hoopla og Betala som henholdsvis billettsystem og betalingssystem. Denne kombinasjonen er uslåelig for enhver arrangør. Det handler ikke bare om å velge et system, men å velge et langvarig partnerskap som sikrer at dine arrangementer går knirkefritt, avslutter Stig.

Vi takker Stig og teamet hos Alta Event for å dele nyttig innsikt og erfaringer. De er et glimrende eksempel på hvordan riktig teknologi kan forvandle enhver arrangementsopplevelse. Vi ser frem til enda flere suksesshistorier som disse, og inviterer arrangører av alle slag til å oppdage hva Hoopla kan gjøre for deres neste arrangement.

Vil du vite mer om Alta Event? Du kan lese mer om Alta Event på deres hjemmeside.