Hooplas personvernerklæring

Personvernerklæringen inneholder informasjon om hvordan vi behandler personopplysningene dine og hvilke rettigheter du har. Det er viktig for oss at du forstår den. Hvis noe er uklart, kan du kontakte oss ved å sende en e-post til personvern@hoopla.no

Sist opppdatert: 2018-06-26

Personvernerklæring

Hoopla gjør det mulig for arrangører å planlegge og selge billetter til et arrangement, administrere publikum før under og etter et arrangement og selge varer og tjenester i tilknytning til et arrangement.

Vi gjør dette, gjennom tilgjengelig programvare på vår hjemmeside, domener og mobile applikasjoner, heretter kalt «tjenestene». For å kunne levere tjenestene våre til deg, er vi er avhengige av å samle inn og behandle personopplysninger.

Samtykke

Ved å bruke tjenestene, eller tillate noen å bruke tjenestene på dine vegne, samtykker du til vår behandling av dine personopplysninger i henhold til personvernerklæringen beskrevet i dette dokumentet.

En personopplysning er en opplysning eller vurdering som kan kobles til deg som person. For eksempel navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, IP-adresse, eller personnummer. Atferdsmønster regnes også som en personopplysning. Det kan være informasjon om hvor du handler, hvor du beveger deg i løpet av en dag, eller hva du søker på nettet.

En behandling av personopplysninger er enhver bruk av personopplysninger. For eksempel å samle inn, registrere, sammenstille, lagre og utlevere personopplysninger. Det kan også være en kombinasjon av disse behandlingene.

Konkret hvilke personopplysninger vi samler inn og behandler er beskrives i punkt 2 og 3 i denne personvernerklæringen.

1.   Behandlingsansvarlig

Hoopla AS, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Det vil fremkomme av hvert enkelt punkt dersom vi har delegert det daglige ansvaret. Dette gjelder kun ansvaret for å gjennomføre oppgavene, og ikke det overordnede ansvaret.

2.   Hvilke personopplysninger samler vi inn?

Arrangører

Vi samler personopplysninger fra deg i forbindelse med:

- Registrering for å få tilgang til tjenestene som arrangør

- Forespørsler og supporthenvendelser

- Våre spørreundersøkelser

- Bruk av tjenestene.

Følgende personopplysninger samles inn:

- Navn

- Adresse

- E-postadresse

- Postnummer

- Telefonnummer

For å legge til rette for utbetaling av arrangørinntekter og sikre korrekt økonomisk rapportering, samler vi også inn kontonummer og faktureringsadresse.   

Administrator og dørvakt: Når du legges til som en administrator eller dørvakt samler vi inn din e-postadresse.

Kassabetjening: I henhold til kassaforskriften plikter vi å samle inn følgende personopplysninger før du betjener kassesystemet: Fornavn, etternavn og tilhørende kassebeholdning. Dette gjelder både for frivillige på et arrangement eller en ansatt hos en arrangør. I tillegg kan telefonnummer og egen referanse legges inn.

Billettkjøpere og besøkene på tjenestene

Vi samler personopplysninger i forbindelse med:

- Kjøp av billetter til et arrangement

- Forespørsler og supporthenvendelser

- Spørreundersøkelser

Følgende personopplysninger samles inn ved kjøp av billetter:

- Navn, e-post og telefonnummer

- Opplysninger om atferdsmønster

Hvilket arrangement du har kjøpt billett til, type billett du har kjøpt, kjøpsmetode (kort/faktura), om du har mottatt billett på SMS, tidspunkt for innslipp på arrangementet.

- Obligatoriske eller valgfrie skjemasvar

En arrangør kan koble et skjema til kjøpssiden for å hente inn ekstra informasjon om deg som billettkjøper. Feltene er enten obligatoriske eller valgfrie å fylle inn. Arrangøren skal kun gjøre et felt obligatorisk dersom det er nødvendig for å gjennomføre en avtale med deg som billettkjøper. Det er ikke tilatt å samle inn sensitive opplysninger. Mener du at en arrangør samler inn personopplysninger de ikke har lov til? Ta kontakt med oss på personvern@hoopla.no

Ved forespørsler og supporthenvendelser samler vi inn personopplysningene du oppgir. Ved spørreundersøkelser samler vi inn personopplysninger fra spørreskjemaet.

Anonyme personopplysninger

For å forbedre, tilpasse og vedlikeholde tjenestene vi leverer, samler vi inn og analyserer anonymiserte personopplysninger når du besøker eller benytter tjenestene og applikasjonene våre.

Følgende personopplysninger samles inn og analyseres:

- IP-adresse

- Nettlesertype

- Beskrivelser av dine enheter og programvare

- Domenenavn på din Internettjenesteleverandør

- Din omtrentlige geografiske lokasjon

- Din registrerte bruk av tjenesten

- Tidspunkt for bruk av tjenesten

Vi henter inn disse opplysningene, er ved bruk av  «cookies». Dette er informasjonskapsler som lagrer informasjon fra din nettleser når du går inn på på sidene våre. Du kan til enhver tid deaktivere cookies i nettleseren din.

Potensielle arrangører

Vi samler inn følgende personopplysninger om potensielle kunder:

- Navn

- E-postadresse, etter en eventuell avtale med den potensielle kunden.

- Telefonnummer

3. Hvorfor behandles personopplysningene?

Arrangører

Vi behandler dine personopplysninger for å:

- Kunne håndtere dine henvendelser før, under og i etterkant av et arrangement.

Når du oppgir personopplysninger i forbindelse med supporthenvendelser, vil vi bruke disse personopplysningene i samsvar med henvendelsen din. For eksempel, når du kontakter oss via epost vil vi bruke personopplysningene du oppgir for å svare på din henvendelse.

- Tilrettelegge for utbetaling av arrangørinntekter og sikre økonomisk rapportering.

Når du legger inn e-postadressen din, eller tillater noen å legge inn denne for regnskapsdokumentasjon, blir denne brukt til å sikre at regnskapsdokumentasjon kommer frem til riktig mottaker.

- Godkjenne innlogging på arrangørkonto, app for innslipp og kassesystemet

Når du logger inn på tjenestene våre med din e-postadresse brukes denne til å godkjenne deg som bruker.

Billettkjøpere

Vi behandler dine personopplysninger for å:

- Håndtere dine henvendelser før, under og i etterkant av arrangementet.

Når du oppgir personopplysninger i forbindelse med supporthenvendelser, vil vi bruke disse personopplysningene i samsvar med henvendelsen din. For eksempel, når du kontakter oss via epost vil vi bruke personopplysningene du oppgir for å svare på din henvendelse.

- Sikre betaling for dine billetter og sende de til deg på e-post og SMS.

Når du oppgir kortnummer, utløpsdato og CVC-kode for å kjøpe billetter, bruker vi opplysningene til å gjennomføre transaksjonen. Disse videresendes til vår betalingsformidler PayEx og blir ikke lagret hos oss.

Når du oppgir personnummer og leveringsadresse for å kjøpe billetter med faktura, bruker opplysningene til å gjennomføre utsending av fakturaen. Disse videresendes til får samarbeidspartner Svea Finans NUF, som gjennomfører en kredittsjekk før faktura eventuelt sendes ut.

- Opprette en deltakerliste som kan lastes ned med informasjonen som hentes inn når du kjøper en billett.

Deltagerlisten har følgende bruksområder, som er nødvendige for å gjennomføre tjenesten:

  • Support: Sende ut billetter på nytt, søke opp deltagere, sjekke refunderinger og innslipp-status på en billett.
  • Betaling: Opprette og sende fakturaer på nytt og beregne utbetalingsgrunnlag for arrangører.
  • Bestilling av varer og tjenester på dine vegne: For eksempel hotellrom i ditt navn i forbindelse med en konferanse, personlige sesongkort eller akkrediteringskort.
  • Forutsatt at du har gitt et eget samtykke til dette, brukes kontaktopplysningene dine i deltagerlisten i henhold til samtykket du har gitt

- Gi arrangøren mulighet til å kontakte deg på SMS og e-post om selve arrangementet du har kjøpt billett til.

Potensielle arrangører

Vi behandler dine personopplysninger for å kunne markedsføre tjenestene våre og koordinere denne aktiviteten. Opplysningene brukes til å ta kontakt med deg på telefon, og – hvis du har gitt samtykke til det – kontakte deg via e-post.

4. Rettslig grunnlag

Arrangører og billettkjøpere

Personopplysninger som behandles for å kunne gjennomføre tjenesten har hjemmel i personopplysningsloven § 8a (GDPR Artikkel 6b).

Behandling av personopplysninger ut over dette hentes inn ved ditt eventuelle samtykke. Du har rett til å trekke dette samtykket tilbake når som helst. Ta kontakt med oss på personvern@hoopla.no

Personopplysninger som behandles for å oppfylle er rettslig forpliktelse, har hjemmel i personopplysningsloven 8b (GDPR Artikkel 6c) Vi oppbevarer personopplysninger i henhold til bokføringsloven og kassaforskriften.

Potensielle arrangører

Personopplysninger som behandles for å kunne markedsføre tjenestene våre har hjemmel i personopplysningsloven § 8f (GDPR Artikkel 6f) og markedsføringsloven §15.

Hvis du ikke ønsker å stå oppført i Hooplas adresseregister, kan du kreve å få opplysnignene dine slettet. Send en e-post til personvern@hoopla.no

5. Hvor hentes opplysningene fra?

Arrangører og billettkjøpere

Vi henter inn personopplysningene når du legger inn disse ved opprettelse og bruk av din arrangørkonto, eller når du som billettkjøper kjøper en billett til et arrangement.

Potensielle arrangører

Vi henter opplysninger fra kilder som allerede er offentlig tilgjengelige som arrangørers nettside og Brønnøysundregisteret via bedriftsdatabasene Proff.no og Purehelp.no

6. Er det frivillig å gi fra seg opplysningene?

Ut over personopplysningene som er nødvendige for å levere tjenestene våre til deg, er det frivillig å oppgi personopplysninger til oss.

7. Utleveres opplysningene til tredjeparter?

Vi deler personopplysningene med våre underleverandører der det er relevant for å kunne behandle personopplysningene som beskrevet i denne personvernerklæringen.

For å sikre at personopplysningene blir behandlet i samsvar med denne personvernerklæringen og gjeldende personvernlov, inngår vi databehandleravtaler med alle underleverandører.

8. Hvordan slettes og arkiveres opplysningene?

Personopplysningene lagres i tjenestene og hos våre underleverandører. Vi lagrer opplysningene så lenge en arrangørkonto er aktiv. Hvis arrangøren inaktiverer kontoen lagrer vi opplysningene i inntil fem år.

Vi sletter også personopplysningene hvis du trekker tilbake samtykke og det ikke finnes et annet rettslig grunnlag for fortsette behandlingen.

9. Hvilke rettigheter har du som registrert, og hvilket lands lovverk gjelder?

Du har rett til å bli glemt. Dette innebærer at du kan kreve å få dine personopplysninger slettet, og du kan motsette deg behandling av personopplysninger ut over de som er nødvendige for å kunne gjennomføre tjenestene. Du har krav på å få henvendelsen din besvart innen én måned.

Vi forholder oss til norsk lov.

10. Hvordan sikres opplysningene?

Personopplysningene sikres gjennom vår internkontroll og arrangørvilkår, som er tilpasset dagens lovverk.   

Databehandleravtalene med våre underleverandører, regulerer deres bruk av personopplysningene til konkrete formål og sikrer konfidensialitet.

11. Kontaktinformasjon

Har du spørsmål om hvordan vi behandler personopplysninger eller denne personvernerklæringen, kan du kontakte oss på: personvern@hoopla.no

logo
Hoopla AS
7031 Trondheim
+47 22 55 21 00

Produkter

Løsninger

Hoopla

Kjøpe billetter?

Følg oss